Introducción

Outlook es un programa de administración de información de escritorio que permite organizar y compartir información y comunicarse con otros usuarios. Permite enviar y recibir mensajes de correo, programa citas y reuniones, mantener listas de contactos, compartir información a través de carpetas públicas, llevar el control de las tareas y actividades diarias, visualizar y abrir archivos, etc.

Ø INICIO DE OUTLOOK

1. Pulse el menú Inicio en la Barra de Tareas
2. Seleccione Programas
3. Pulse Microsoft Outlook

O bien, incorpore su ejecución en el conjunto de programas del menú Inicio.

Al iniciarse Outlook aparecerá una pantalla del siguiente formato :

que corresponde a una de las tantas visualizaciones que pueden configurarse en Outlook.

En el costado izquierdo aparecen unos botones ( Outlook, Correo y Otros ) que al pulsar los presentan al usuario una serie de íconos que representan las facilidades disponibles. Así, si usted:

Pulsa Aparecen los iconos

Outlook · Bandeja de entrada· Calendario· Contactos· Tareas· Diario· Notas· Elementos eliminados
Correo · Bandeja de entrada· Elementos enviados· Bandeja de salida· Elementos eliminados
Otros · Mi PC· Mis documentos· Favoritos

que permiten al usuario invocar directamente esas facilidades.

Ø LOCALIZACION DE ELEMENTOS

Con Outlook el usuario puede localizar cualquier tipo de elemento : archivos, carpetas, mensajes de correo basado en algún criterio específico, etc.

1. Seleccione Buscar elementos en el menú Herramientas de la Barra de Menú

2. En el cuadro de diálogo indique las características del elemento que desea buscar
3. Pulse el botón Buscar ahora. Outlook mostrará, si existe(n), una lista de los elementos que cumplen el criterio de búsqueda especificado.

Ø DIARIO

El Diario de Outlook permite registrar los eventos de una actividad. Registra automáticamente todas las actividades asociadas a elementos de Outlook, tales como tareas, contactos, etc. Igualmente lo hace con el trabajo que se realice con Word, Excel, PowerPoin y Access.

El Usuario tiene además la posibilidad de definir registros en el Diario de otras actividades asociadas a elementos no propios de Outlook. Esto si debe realizarse manualmente.

Registro automático de actividades

Se debe especificar y configurar los eventos que se registrarán automáticamente en el Diario.

1. Seleccione Opciones en el Menú Herramientas de la Barra de Menú. Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

2. En el recuadro Registrar automáticamente los elementos active las casillas de aquellos elementos cuya actividad desee registrar de forma automática
3. Seleccione las opciones deseadas para registrar las actividades realizadas con Access, Excel, PowerPoint, el Cuaderno, Word, etc.
4. Pulse Aceptar.

Ejercicio

Verifique las activades que se ha realizado con los programas de la suite MS Office

Registro manual de actividades

Si se trata de un elemento de Outlook, debe:

1. Activar primero la aplicación cuya actividad desea registrar.
2. Seleccionar Registrar en el Diario en el menú Herramientas, y Outlook presentará el cuadro de diálogo Entrada del diario, donde se puede introducir los datos relativos a la actividad.

Si se trata de un elemento no propio de Outlook, siga estos pasos:

1. Pulse en la flecha que existe junto al botón Nuevo elemento en la Barra de Herramientas y elija Entrada del Diario.
2. Complete el formulario en blanco que muestra Outlook
3. Seleccione Guardar y luego Cerrar en el Diario.

Ø TAREAS

En Outlook se puede seleccionar una lista de quehaceres o tareas. Las tareas individuales se pueden agrupar en categorías relacionadas con diferentes proyectos de más envergadura. Mediante la Lista de tareas se puede controlar toda la información suministrada y ordenar, cambiar de proyecto y filtrar tareas. Además se puede seguir el avance de una tarea consultando el estado de la misma en cualquier momento.
Para añadir una tarea a la Lista de tareas :

1. Pulse en el icono Tareas en la Barra de Outlook para activar la ventana Tareas

2. Pulse en la línea superior de la Lista de tareas, en el campo Asunto (donde verá el mensaje "Haga clic aquí para agregar tarea")
3. Introduzca un texto breve que sirva para describir la tarea
4. Para definir todas las características de la tarea, pulse en el botón Nueva tarea para acceder al cuadro de diálogo siguiente

5. Utilice las opciones y fichas del cuadro de diálogo para definir totalmente la tarea.

· Para asignar una tarea a una categoría de actividad preestablecida, pulse en el botón Categorías, en el formulario Nueva tarea, y elija un elemento de la lista en el cuadro de diálogo Categorías. Si lo desea, puede crear una nueva categoría.
· Para asignar una prioridad a una tarea, despliegue la lista Prioridad y elija Normal, Alta o baja. Las tareas con prioridad alta aparecen marcadas en con un signo de admiración de color rojo en el modo de vista Lista detallada, en la lista de tareas.

Para visualizar la lista de tareas, seleccione en la lista desplegable Vista actual el tipo de vista que desea utilizar.

Estado de una tarea

En Outlook se permite obtener información sobre el estado de las tareas, en función de la información que se haya ido suministrado en relación con la realización de las mismas.

Para actualizar el estado de una tarea:
1. Pulse dos veces en la tarea, en la Lista de tareas, o bien pulse el botón Nueva tarea, para abrir un nuevo formulario de Tarea
2. Elija en la ficha Tarea el estado que corresponda en la lista desplegable Estado y utilice el cuadro numérico % completado para indicar el porcentaje de la tarea que ha sido realizado.
3. En la ficha Estado, introduzca la fecha de terminación de la tarea, si ésta ha finalizado e introduzca otra información que estime oportuna relativa al desarrollo de la tarea, en los cuadros de texto dispuestos a tal efecto.

Tareas periódicas

Se puede hacer que Outlook anote una tarea periódica o repetitiva en la Lista de tareas.

1. Describa la tarea como se ha descrito anteriormente
2. Elija Periodicidad en el menú tarea para activar el cuadro de diálogo siguiente

3. En el cuadro Intervalo de repetición, introduzca la fecha inicial en que ha de tener lugar y la duración total de la misma.
4. Pulse en Aceptar para agregar el nuevo elemento a la Lista de tareas.

Ø CONTACTOS

Contactos es la parte de Outlook que hace las veces de agenda de teléfonos y direcciones. Al pulsar en el icono Contactos, en la barra de Outlook, aparece la siguiente ventana

Como con las restantes carpetas de Outlook, se puede elegir entre varios modos de vista para la ventana Contactos:

1. Señale en Vista actual, en el menú Ver y elija una opción de la lista
2. Elija Mostrar campos, en el menú Ver, si desea cambiar el orden de los campos en cualquiera de las listas disponibles.
3. Utilice la orden Formato de vista en el menú Ver para cambiar los tipos de letra y diseño de una vista concreta
4. Utilice la orden Definir vista si desea definir un nuevo formato de visualización personalizado desde el principio.

Para añadir un contacto a la Lista de contactos :
1. Señale en Nuevo en el menú Archivo y pulse en Contacto. Aparece el siguiente cuadro de diálogo
2. Utilice los botones y cuadros de texto para introducir todos los datos del nuevo contacto, incluyendo nombre completo, dirección particular y del trabajo, correo electrónico, etc. también puede añadir notas en el cuadro de la parte inferior, si así lo desea.
3. Active la casilla de verificación Privado, en la esquina inferior derecha, si desea mantener oculto este contacto.
4. Utilice el botón Categorías, en la parte inferior, si desea asignar el contacto a una categoría de elementos específica, como personal, laboral, etc.

Para localizar un contacto en la vista tarjetas de Visita, debe:
1. Seleccione Tarjetas de visita en la lista desplegable Vista actual
2. Pulse en le letra donde puede hallarse el contacto que está buscando, en la parte derecha de la ventana. Esto hará que se muestren las tarjetas de visita cuyas entradas comienzan por dicha letra.
3. Pulse dos veces en el nombre del contacto en el que esté interesado, si desea hacer aparecer el formulario con toda la información correspondiente al mismo.

Ø BANDEJA DE ENTRADA

La Bandeja de Entrada es la carpeta de Outllok donde se reciben y almacenan los mensajes recibidos. Para ver el contenido de la Bandeja de Entrada, pulse en su icono en la barra de Outlook y verá una ventana como la siguiente, donde aparecerán los mensajes que le hayan enviado otras personas.

Existe la posibilidad de filtrar los mensajes que aparecen en el visor de información para que tan sólo aparezcan aquellos que cumplan unas determinadas condiciones. Por ejemplo, podríamos desear ver los mensajes enviados por una determinada persona y organización, o bien tan sólo aquellos que tengan adjuntos.

Para filtrar mensajes:

1. Seleccione la carpeta que contiene los mensajes que desee filtrar.
2. Elija Filtro en el menú Ver para hacer aparecer el cuadro de diálogo Filtro y establezca las condiciones únicas que han de cumplir los mensajes que han de quedar a la vista. Por ejemplo, para filtrar los mensajes por categorías, utilice la página Opciones adicionales del cuadro de diálogo.

Mensajes

Una de las misiones fundamentales de Outlook es mantener al usuario debidamente comunicado con el mundo exterior. Como hemos visto anteriormente, en la Bandeja de entrada se reciben los mensajes enviados por otras personas. Veamos a continuación qué debemos hacer para enviar nuestros propios mensajes.

Para escribir un mensaje, siga este procedimiento:

1. Pulse en el botón Nuevo mensaje, en la Barra de Herramientas Estándar. Aparecerá el formulario de mensajes.

2. Introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario en el cuadro de texto Para.
3. Si desea enviar una copia del mensaje a alguna otra persona, introduzca su dirección en el cuadro CC.
4. Escriba un texto descriptivo del contenido del mensaje en el cuadro Asunto.
5. Escriba el mensaje en el cuadro de la parte inferior.
6. Pulse en la ficha Opciones para establecer otros parámetros relacionados con el mensaje que se dispone a enviar.
7. Si desea enviar adjuntos (archivos de cualquier tipo) con el mensaje, pulse en el botón insertar archivos en la barra de herramientas Estándar y selecciones el archivo apropiado en el cuadro de diálogo que aparecerá en pantalla.
8. Si desea adjuntar el mensaje otros elementos de Outlook, como Notas, Listas de contactos, etc., elija Elemento en el menú insertar y seleccione el elemento apropiado en el cuadro de diálogo Insertar elemento.

9. Cuando esté listo para enviar el mensaje, pulse en el botón Enviar.

CALENDARIO

El calendario es el elemento de Outlook que permite concertar citas, programar reuniones y anotar todo tipo de actividades o acontecimientos. Al pulsar en el botón Calendario aparece la siguiente ventana

La carpeta Calendario, como todas las demás, dispone de varios tipos de vista. Para elegir un tipo de vista diferente, siga estos pasos:

1. Utilice el cuadro de lista Vista actual para seleccionar el tipo básico de presentación que desea utilizar.
2. Utilice los botones situados a la derecha del botón Vista actual para cambiar entre la presentación de un día, una semana o un mes. Pruebe diferentes combinaciones hasta encontrar aquella que más se ajuste a sus necesidades de cada momento particular.
3. Si desea establecer opciones personalizadas de visualización, active la ficha Calendario del cuadro de diálogo Opciones (eligiendo Opciones en el menú Herramientas) y lleve a cabo las selecciones oportunas.

Una de las utilidades más frecuentes que se dan al Calendario es la de anotar acontecimientos periódicos, como pueden ser un aniversario, una fecha de cumpleaños, etc. Siga estos pasos cuando necesite añadir un acontecimiento recurrente:

1. Elija Nuevo evento periódico en el menú Calendario, para acceder al siguiente cuadro de diálogo

2. Elija la periodicidad del evento en el apartado Frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual o Anual) y elija las demás opciones del cuadro de diálogo que definan el tipo de evento de que se trata.
3. Pulse en Aceptar para pasar el cuadro de diálogo Asunto, en el que puede terminar de especificar otras opciones, como, por ejemplo, si desea ser avisado con antelación al acontecimiento (activando la casilla Aviso y especificando el tiempo de antelación)
4. Asigne el evento a un tipo determinado de categoría, utilizando el botón Categorías del formulario Evento.
5. Elija Guardar y cerrar

Organizador de reuniones

Esta es un autilidad de Outlook, dentro de la modalidad Calendario, que facilita la organización de reuniones. A la hora de concertar una reunión, Outlook se encarga de examinar la agenda propia y la de los demás intervinientes para tratar de localizar un momento propicio para la reunión solicitada.

Para planificar una reunión desde el Calendario, siga estos pasos:

1. Elija Organizar una reunión en el menú Calendario, para activar el cuadro de diálogo

Su nombre aparecerá al comienzo de la lista de asistentes.
2. Elija el día de la reunión utilizando la lista desplegable Hora de comienzo.
3. Arrastre las barras verticales verde y roja en la parte derecha para establecer una franja horaria preferida para que tenga lugar la reunión.
4. Teclee un nombre en la lista Todos los asistentes para añadir un nuevo asistente, o pulse en el botón invitar a otros, para seleccionar nombres en la Libreta de direcciones. En la agenda de la derecha podrá ver cuáles son las horas que están ocupadas.
5. Pulse en la opción Autoselección para que Outlook localice de forma automática la primera franja horaria disponible para que todos los invitados puedan acudir a la reunión.
6. Pulse en el botón Crear reunión para añadir la reunión al Calendario y hacer que se envíen las correspondientes convocatorias a los asistentes.

Ø NOTAS

Las Notas de Outlook son algo así como la contrapartida electrónica de los papelitos amarillos adhesivos de uso tan extendido hoy día. Puede utilizar las notas para lo mismo que utiliza habitualmente este tipo de elementos en la vida real: anotar números de teléfono rápidamente, escribir una lista de actividades por desarrollar, algún tipo de recordatorio, etc.

Para escribir una nota, este es el procedimiento a seguir:

1. Pulse en el icono Notas para acceder a la carpeta Notas.
2. Pulse en el botón Nueva nota en la barra de herramientas Estándar y aparecerá un "papelito" amarillo como se ve a continuación

3. Escriba el texto de la nota.
4. Cambie el tamaño o la posición del cuadro de la nota, si es necesario, como lo haría con cualquier otra ventana.
5. Pulse en el botón Cerrar de la ventana Nota para añadir el nuevo elemento a la Lista de notas.
Para personalizar una nota, siga estos pasos:

1. Pulse con el botón derecho en el icono de la Nota, en el visor de información, o bien, si está abierto en el cuadro de la nota, pulse con el botón principal en el cuadro del menú Control.
2. Elija el Color de la nota o la Categoría donde desee incluirla.

Para eliminar una nota, pulse en el botón Eliminar de la barra de herramientas, o bien utilice las opciones del menú Control o del menú contextual.

+ ENVIO DE MENSAJES

+ LECTURA DE MENSAJES

+ CALENDARIO

+ REGISTRO EN EL DIARIO
Y
ESCRITURA DE NOTAS